Sudah menjadi diam-diam umum, setiap perusahaan niscaya memerlukan panduan yang akan dipakai dalam menjalankan kiprah dan fungsi perusahaan. Panduan berupa Standar Operasional Prosedur (SOP) yang berbentuk sistem untuk memudahkan alur pekerjaan di perusahaan. Mengingat pentingnya penerapan SOP, simak klarifikasi singkat wacana tujuan, manfaat, jenis, prinsip dan proses pembuatannya, yuk!
Apa Itu Standar Operasional Prosedur?
Pemerintah, dalam hal ini Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi mengeluarkan peraturan yang menjelaskan mengenai Standar Operasional Prosedur. Dalam Permenpan Nomor 35 Tahun 2012 wacana Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur, Aparatur Negara menuliskannya sebagai serangkaian arahan tertulis yang dibakukan mengenai proses penyelenggaraan acara organisasi, bagaimana, kapan serta dimana, dan oleh siapa dilakukan.
Sejalan dengan Permenpan tersebut, Atmoko (2012) dalam bukunya yang berjudul Standar Operasional Prosedur dan Akuntabilitas Kinerja, Instansi Pemerintah menyatakan SOP sebagai pedoman/acuan pelaksanaan kiprah sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah atau non-pemerintah, perjuangan maupun non-usaha, menurut indikator-indikator teknis, administratif, dan prosedural sesuai tata, prosedur, dan sistem kerja unit yang bersangkutan.
Tujuan Pembuatan Standar Operasional Prosedur
Sesuai dengan pengertian yang dimiliki, maka secara gamblang terlihat bahwa Standar Operasional Prosedur dibentuk sebagai pola dalam pelaksanaan kegiatan bagi para pekerja maupun supervisor atau kepala departemen di dalam perusahaan. Selain itu, Standar Operasional Prosedur juga dibentuk untuk menghindari kesalahan ataupun keraguan serta adanya duplikasi dan pemborosan dalam proses pelaksanaan sebuah kegiatan.
Kemudian, adanya SOP sanggup menjaga konsistensi penampilan kerja dengan menjadi parameter untuk penilaian mutu pelayanan. Penggunaan tenaga kerja dan penjelesan alur tugas, wewenang dan tanggung jawab akan lebih efektif serta efisien. Terakhir, SOP akan menjadi materi pola untuk pembaharuan yang akan dilakukan kemudian.
Mengapa Harus Ada Standar Operasional Prosedur?
Pada hakikatnya, Standar Operasional Prosedur dibentuk untuk mempermudah karyawan dalam menuntaskan pekerjaannya. Selain itu, sanggup meminimalisir kerugian apabila bisa diimplementasikan dengan baik. Masih dalam Permenpan yang sama, dijelaskan manfaat penerapannya bagi perusahaan adalah:
Standarisasi cara dalam menuntaskan pekerjaan
Dengan SOP, akan terbentuk suatu ukuran standar dan cara memperbaiki kinerja yang sanggup dilakukan. Selain itu, sanggup membantu proses penilaian kinerja yang telah dilakukan sebelumnya.
Menciptakan bahan-bahan training untuk karyawan baru
Seorang pegawai baru, tentu masih kurang familiar dengan lingkungan dan kiprah yang dibebankan kepadanya. Oleh alasannya yaitu itu, SOP dibutuhkan sebagai materi training dan pola untuk karyawan gres supaya lebih cepat mengikuti keadaan dengan pekerjaannya.
Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas
Segala bentuk pekerjaan yang harus dilakukan oleh para karyawan sudah diatur dengan apik dalam SOP. Dengan adanya Standar Operasional Prosedur dalam perusahaan, sanggup dipastikan tidak ada tumpang tindih pada pelaksanaan kerja atau sumbangan layanan terhadap konsumen.
Menunjukkan bahwa perusahaan bekerja dengan efisien dan dikelola dengan baik
Sebuah perusahaan tentu ingin mempunyai gambaran baik di masyarakat. Oleh alasannya yaitu itu, mereka berusaha untuk terus meningkatkan performanya biar berjalan dengan lebih efektif dan efisien. Dengan adanya Standar Operasional Prosedur, tujuan tersebut nampaknya akan gampang tercapai. Sebabnya, SOP berisi aturan tata laksana kerja yang akan dilakukan biar perusahaan sanggup berjalan dengan semestinya.
Jenis Standar Operasional Prosedur yang Wajib Diketahui
Setelah mengetahui tujuan dan manfaat Standar Operasional Prosedur, hal selanjutnnya yang perlu diketahui yaitu jenis-jenisnya. Terdapat beberapa macam SOP yang banyak dipakai sebagai materi pola pelaksanaan kegiatan perusahaan. Bahkan beberapa diantaranya cukup familiar di indera pendengaran orang awam. Untuk lebih lengkapnya, akan ditunjukkan pada klarifikasi berikut:
Berdasarkan sifat kegiatan
Kategori pertama yang akan dibahas yaitu menurut sifat kegiatannya yang terdiri dari dua jenis, yakni teknis dan administratif.
Standar Operasional Prosedur Teknis
Standar Operasional Prosedur Teknis merupakan sebuah mekanisme yang sangat rinci dari pelaksanaan kegiatan yang dilaksanakan oleh satu orang pelaksana dengan satu kiprah atau jabatan. SOP ini menjabarkan langkah dan prosedur-prosedur secara rinci dan teliti, sehingga tidak memungkinkan adanya variasi. Standar Operasional Prosedur pemeliharaan sarana-prasarana dan investigasi keuangan atau pengarsipan merupakan contoh konkrit dari jenis ini.
Standar Operasional Prosedur Administratif
Berbeda dengan SOP teknis, jenis ini berisikan mekanisme yang ditulis secara umum dan tidak terperinci dari sebuah kegiatan. Kegiatannya pun sanggup dilakukan oleh lebih dari satu orang dengan banyak sekali macam kiprah atau jabatan. Kedua ciri itulah yang menggambarkan Standar Operasional Prosedur administratif secara singkat.
Berdasarkan cakupan dan besaran kegiatan
Untuk kategori berikutnya, sanggup dilihat dari cakupan dan besarnya kegiatan dengan SOP Makro dan Mikro sebagai jenis-jenisnya.
Standar Operasional Prosedur Makro
Di dalam Standar Operasional Prosedur makro terdapat beberapa SOP mikro yang berintegrasi sehingga bisa membentuk rangkaian dan mencerminkan kegiatan yang hendak dilakukan.
Standar Operasional Prosedur Mikro
Standar Operasional Prosedur mikro merupakan cuilan dari SOP makro. Maksudnya adalah, rancangan kegiatan dari Standar Operasional Prosedur ini akan menjadi cuilan dari kegiatan dengan cakupan lebih besar yang telah terintegrasi pada SOP makro.
Berdasarkan cakupan dan kelengkapan kegiatan
SOP juga sanggup dilihat dari cakupan dan kelengkapan kegiatannya. Dengan Standar Operasional Prosedur Final dan Parsial, merupakan dua jenis yang termasuk di dalamnya.
Standar Operasional Prosedur Final
SOP final meupakan pola kegiatan yang isi dan cakupannya sudah mencapai (menghasilkan) produk utama atau final product.
Standar Operasional Prosedur Parsial
Berbeda dengan SOP final, SOP parsial berisikan pola kegiatan yang belum mencapai (menghasilkan) produk utama atau final product. Dengan belum tercapainya hasil selesai dari sebuah kegiatan, maka perlu ditambah rangkaian kegiatan yang bisa mencerminkan produk utama di selesai prosesnya.
Berdasarkan cakupan dan jenis kegiatan
Kategori terakhir, yakni Standar Operasional Prosedur yang menurut cakupan dan jenis kegiatannya, terdiri dari SOP Generik dan Spesifik.
Standar Opersional Prosedur Generik
SOP Generik (umum) yaitu pola yang dibentuk menurut sifat dan muatan kegiatannya relatif mempunyai kesamaan baik dari kegiatan yang di SOP-kan ataupun dari tahapan kegiatan dan pelaksanaannya. Satu-satunya variasi yang akan dihasilkan yaitu lokasi dari penerapan SOP Generik ini. Adapun contoh dari penerapan dari jenis ini yaitu SOP pengelolaan keuangan di perusahaan A dan B mempunyai bintang film yang sama, yakni: KPA, PPK, dan Bendahara.
Standar Operasional Prosedur Spesifik
SOP spesifik (khusus) dibentuk menurut sifat dan muatan kegiatannya relatif mempunyai perbedaan dari kegiatan yang di SOP-kan, tahapan kegiatan, bintang film pelaksana (penanggung jawab) dan daerah pola tersebut diterapkan. Standar Operasional Prosedur jenis ini tidak akan bisa diterapkan di perusahaan yang berbeda, alasannya yaitu adanya spesifikasi khusus di dalamnya. Contohnya yaitu SOP pelaksanaan uji obat dari Laboratorium A yang akan dipakai oleh Instansi B tidak akan bisa dipakai oleh laboraturium ataupun instansi lainnya.
Prinsip-Prinsip Dalam Membuat Standar Operasional Prosedur
Pengenalan selanjutnya tersaji dalam Permenpan (PER/21/M-PAN/11/2008) mengenai prinsip-prinsip penyusunan Standar Operasional Prosedur. Pada Peraturan tersebut tertulis bahwa SOP harus disusun dengan memenuhi prinsip-prinsip yang terdiri dari: akomodasi dan kejelasan, efisiensi dan efektivitas, keselarasan, keterukuran, dinamisme, mempunyai kepatuhan dan kepastian hukum.
Kemudahan dan kejelasan
Standar Operasional Prosedur harus dibentuk dengan kata-kata ataupun simbol gambar dan flowchart yang gampang dijelaskan dan dimengerti oleh seluruh pihak. Dengan begitu, SOP yang telah jadi nantinya akan gampang diimplementasikan dan tujuan kegiatan lebih cepat tercapai.
Efisiensi dan efektivitas
Tanpa adanya efisiensi dan efektivitas, Standar Operasional Prosedur yang dibentuk akan menjadikan kerancuan dan berdampak pada terhambatnya pelaksanaan kegiatan di dalam perusahaan. Jika hal tersebut terjadi, sanggup dipastikan bahwa hasil kinerja yang dilakukan oleh pegawai akan kurang maksimal. Hasil tersebut akan secara tidak eksklusif berdampak pada gambaran perusahaan.
Keselarasan
Selanjutnya, Standar Operasional Prosedur juga harus dibentuk selaras dengan visi misi dan tujuan perusahaan serta kegiatan yang hendak dibentuk SOP-nya. Dengan adanya keselarasan di antara hal tersebut, maka karyawan akan lebih gampang dalam melaksanakaan pekerjaannya alasannya yaitu sudah ada pola yang harus dipatuhi.
Keterukuran
Dalam proses pembuatan SOP, harus terperinci juga tujuan pembuatannya, tujuan kegiatan, langkah-langkah dan mekanisme di dalamnya, sampai konsekuensi yang akan didapat jikalau gagal diimplementasikan dengan baik. Dengan begitu, SOP akan lebih terukur dan menjadi pola bagi karyawan untuk menjalankan pekerjaan yang telah diberikan.
Dinamisme
Standar Operasional Prosedur yang dimiliki oleh perusahaan tidak dibentuk untuk jangka waktu yang lama. Karena, seiring dengan berjalannya waktu, tentu akan ada perbaikan-perbaikan yang dilakukan oleh perusahaan. Adanya perbaikan itu bisa mengubah pola yang telah ada. Oleh alasannya yaitu itu, SOP harus dibentuk secara dinamis biar dikala ada perubahaan yang dilakukan oleh perusahaan, sanggup diadaptasi kemudian.
Memiliki kepastian dan kepatuhan hukum
Meskipun hanya merupakan sebuah pola kerja, bukan berarti keberadaan SOP bebas dari ranah hukum. Sebelum menciptakan sebuah Standar Operasional Prosedur, pihak yang bertanggung jawab akan terlebih dahulu memastikan bahwa pola harus dibentuk sesuai dengan aturan yang berlaku.
Membuat Standar Operasional Prosedur Sederhana
Mengingat pentingnya Standar Operasional Prosedur dalam proses pelaksanaan pekerjaaan, berikutnya akan kami bahas mengenai penyusunan yang baik dan gampang diimplementasikan. Langkah awal yang harus diperhatikan yaitu menuliskan nama perusahaan dan modul, serta tujuan dari pembuatan SOP tersebut. Langkah selanjutnya yaitu sebagai berikut:
Membentuk tim pembuat SOP
Dalam proses pembuatan Standar Opersional Prosedur, biasanya berasal dari Human Resource Department (HRD). Namun, tidak menutup kemungkinan personel tim berasal dari pimpinan masing-masing divisi yang bertanggung jawab atas anggotanya, serta mengetahui cara kerja atau mekanisme lainnya. Setiap anggota tim harus berpartisipasi dalam proses penyusunannya dan diperbolehkan untuk melibatkan konsultan.
Mempelajari dan memetakan proses bisnis
Langkah selanjutnya, tim harus bisa mengidentifikasi dan mempelajari proses bisnis yang dilakukan oleh perusahaan. Contohnya, apa saja yang terjadi semenjak perencanaan, pembelian materi baku produksi sampai pendistribusian kepada pelanggan, siapa saja pihak terlibat, sampai dokumen apa yang diperlukan. Dengan menganalisa balasan pertanyaan tersebut, akan terlihat relasi antar divisi yang terlibat pada proses kerja.
Pengumpulan data dokumentasi
Setelah mendapat gambaran proses yang terjadi, semua data dan dokumen dicatat secara detail. Mulai dari dokumen yang dipakai sampai nama dan nomor/kode dokumen, siapa yang bertanggung jawab dan pihak terlibat. Hal ini untuk mengetahui arus informasi guna mendeteksi adanya kesalahan yang terjadi.
Membuat flowchart dan narasi
Membuat denah alur berbentuk flowchart dan narasi biar SOP gampang dimengerti dan terlihat relasi antar proses. Setiap alurnya harus dijelaskan siapa Person in Charge yang terlibat dan bertanggung jawab, serta dokumen apa saja dalam proses kerja tersebut.
Me-review flowchart dan narasi
Flowchart dan narasi yang telah dibentuk ada kecenderungan kurang sempurna. Oleh alasannya yaitu itu, harus dikaji ulang yang dipimpin oleh kepala departemen yang tergabung dalam tim SOP. Karyawan sanggup menawarkan saran dan masukan, alasannya yaitu dalam proses kerjanya akan mengacu kepada Standar Operasional Prosedur.
Melakukan simulasi pelaksanaan Standar Operasional Prosedur
Uji coba pelaksanaan Standar Operasional Prosedur sanggup dilakukan sehabis adanya feedback. Proses simulasi ini perlu dilakukan sebelum pola tersebut disahkan. Dalam simulasi, apabila terdapat perbedaan dengan dokumen, maka harus ditinjau ulang gres dilanjutkan ke tahap selanjutnya.
Approval dan Pengimplementasian Standar Operasional Prosedur
Standar Operasional Prosedur yang telah disetujui sanggup diimplementasikan menjadi fatwa karyawan untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Dengan adanya SOP, karyawan akan bekerja dengan lebih terarah, sehingga mendapat hasil yang maksimal, meningkatkan gambaran perusahaan, dan menghindari adanya penyimpangan.
Seiring dengan berkembangnya perusahaan, SOP harus ditinjau kembali secara berkala. Hal ini dimaksudkan biar kinerja perusahaan tetap berada pada jalur yang benar dan bekerja secara efektif dan efisien. Agar Standar Operasional Prosedur perusahaan berjalan lancar, serta terintegrasi dengan sistem, gunakanlah JojoTimes. Dengan satu aplikasi, kau sanggup memantau produktivitas dan memaksimalkan kinerja karyawan kapan saja dan dimana saja. Selain itu, JojoTimes juga membantu meminimalisir pekerjaan yang berulang, guna memaksimalkan SOP yang telah ditentukan. Sangat cocok bagi perusahaan yang ingin mencapai hasil terbaik.
Sumber aciknadzirah.blogspot.com