Siapa yang tidak pernah mendengar istilah jobdesc? Baik seorang pekerja, pemilik perusahaan, hingga orang awam pun niscaya pernah mendengarnya. Jobdesc merupakan kependekan dari job description yang mempunyai arti sebuah bab atau catatan yang menjelaskan dan menawarkan citra umum perihal sebuah pekerjaan yang akan dilakukan. Dengan kata lain job description berfungsi untuk menjelaskan tugas, tanggung jawab serta wewenang yang akan dipegang pada sebuah jabatan secara garis besar.
Job description juga menjelaskan bagaimana citra sederhana mengenai pekerjaan yang akan dilakukan oleh sebuah departemen atau divisi. Namun, tidak menjelaskan bagaimana kiprah yang harus dilakukan oleh karyawan secara rinci. Karena, rincian perihal pekerjaan yang harus dilakukan pegawai akan dijelaskan lebih rinci di dalam Standar Operasional Prosedur (SOP).
Manfaat Pembuatan Job Description
Merujuk pada klarifikasi umum terkait jobdesc ini, maka manfaat yang akan diperoleh dengan dibuatnya deskripsi pekerjaan ini. Adapun manfaat yang akan didapat terbagi atas beberapa bab yang dirunut menurut jabatan di sebuah perusahaan, yakni:
Atasan (CEO) Sebuah Perusahaan
Untuk seorang CEO, jobdesc akan bermanfaat untuk mengoptimalkan kiprah dan tanggungjawab bawahan
Pimpinan Organisasi (Manajer)
Selanjutnya manfaat yang akan diperoleh seorang manajer. Untuk seorang manajer, jobdesc dibuat semoga mereka sanggup memimpin dan menawarkan motivasi kepada pemegang jabatan untuk meningkatkan kinerjanya.
Pemegang Jabatan
Kemudian, untuk pemegang jabatan selain manajer akan bermanfaat sebagai panduan dan aliran kerja. Selain itu, juga untuk mengetahui apa yang harus dilakukan dan diharapkan dari organisasi
Perekrut (recruiter)
Manfaat selanjutnya ditujukan untuk recruiter perusahaan yang akan bermanfaat untuk mengetahui kandidat yang sempurna dan paling cocok sesuai kebutuhan jabatan
Trainer
Lalu untuk pekerja dengan jabatan trainer akan bermanfaat untuk mengetahui kebutuhan training bagi pemegang jabatan
Assessor
Sedagkan bagi assessor akan bermanfaat untuk melaksanakan analisa terhadap pemegang jabatan. Misalnya untuk melihat competency mengadakan tes assessment, dan in-depth interview, serta lain sebagainya.
Perencana Karir (Succession Planner)
Perencana karir di sebuah perusahaan juga akan ikut mencicipi manfaat dari adanya jobdesc ini. Misalnya untuk menempatkan individu sesuai dengan peran, tanggung jawab dan kebutuhan organisasi.
Perencanaan dan Pengembangan Organisasi (Organization Development & Planner)
Manfaat selanjutya ialah untuk menciptakan perencanaan pengembangan organisasi. Di mana, merekalah yang membutuhkan pemahaman perihal jabatan dan jenis kiprah dan tanggung jawab yang diperlukan
Job Evaluator
Terakhir, untuk job evaluator, jobdesc akan bermanfaat guna membobot jabatan dan membandingkan jabatan lain di dalam organisasi.
Cara Membuat Job Description yang Baik
Jabatan dan pekerjaan mempunyai garis lurus, yang menjembatani pemberi kerja (perusahaan) dengan individu yang bekerja di dalamnya. Pada intinya, jabatan/pekerjaan ialah sekumpulan tanggung jawab yang mesti dilaksanakan guna menghasilkan produk tertentu. Apabila dilihat dalam kerangka yang lebih luas, proses penyusunan job description akan selalu melibatkan lima elemen penting, yakni spesifikasi pekerjaan, akuntabilitas, kiprah dan tanggung jawab pekerjaan, ringkasan atau maksud pekerjaan, serta identifikasi pekerjaan.
Kelimanya berada dalam satu garis linear, sehingga orang yang berniat menyusun job description harus memahami kelimanya terlebih dahulu. Agar kau lebih paham perihal bagaimana cara menciptakan job description yang baik, kami akan menawarkan penjelasannya secara rinci, pada paragraf di bawah ini:
Spesifikasi Pekerjaan
Step pertama ialah dengan mengetahui apa saja spesifikasi pekerjaan yang harus dimiliki oleh sebuah posisi/jabatan. Karena, di dalam setiap pekerjaan selalu ada istilah persyaratan pekerjaan, yang menjadi basis/dasar untuk menilai kualitasnya. Selain itu, evaluasi terhadap kualitas pekerjaan melibatkan hal lain yang disebut compensable factor yang membawa serta empat elemen lainnya. Elemen tersebut ialah kondisi pekerjaan, tanggung jawab, usaha, dan keterampilan. Keempat elemen tersebut wajib dijabarkan secara spesifik, contohnya pada soal keterampilan yang meliputi kecerdasan, inisiatif, pengalaman, dan pendidikan.
Akuntabilitas
Cara berikutnya ini akan erat kaitannya dengan konsep etika, yang pada dasarnya bersahabat dengan konsep administrasi. Akuntabilitas atau accountability ini mewakili sejumlah pengetahuan dan tanggung jawab dan berkaitan dengan kebijakan perusahaan, keputusan, produk, dan setiap tindakan yang diambil. Maka dari itu, sebuah job description yang baik, harus mempunyai akuntabilitas semoga si pemegang jabatan/posisi sanggup menjalankan kiprah dan wewenangnya masing-masing. Makara pada dasarnya, setiap pekerja/karyawan bertanggung jawab terhadap pekerjaan yang sudah dihasilkan dan mempunyai kewajiban untuk melaporkannya, apakah sudah sesuai dengan ketentuan atau belum
Tugas dan Tanggungjawab
Kewajiban dan tanggungjawab sudah mempunyai defisini yang cukup jelas, maka para karyawan ataupun pemegang jabatan harus bertanggung jawab kepada atasannya. Tanggung jawabnya meliputi kegagalan atau keberhasilan dalam mencapai tujuan pekerjaan tertentu. Di titik ini, ada standar tertentu yang digunakan untuk mengukur kinerja, yang pada gilirannya digunakan untuk menggambarkan hasil tamat sudah dicapai. Oleh alasannya ialah itu, elemen ini merupakan salah satu yang digunakan dalam setiap deskripsi pekerjaan. Perancang job description biasanya merinci pekerjaan beserta tanggung jawab dan kewajiban yang harus diemban dan bekerjasama dengan pekerjaan.
Rincian harus diungkapkan dalam kalimat pribadi dan singkat, dimulai dengan kata kerja tindakan, dan menghindari pemakaian kata kerja yang justru membingungkan penanggung jawab kerja. Dengan begitu, kiprah dan tanggung jawab akan tersampaikan dengan tepat; dan pekerjaan sanggup segera diselesaikan dengan adanya job description yang dibentuk secara sebaik mungkin.
Ringkasan Pekerjaan
Elemen ini biasanya berbentuk dongeng ringkas yang menawarkan citra pekerjaan yang harus dikerjakan oleh penanggung jawab, serta karakteristik pekerjaannya secara umum. Di sini, isu harus diberikan dalam jumlah cukup dan seringkas mungkin. Karena pada gilirannya akan mempunyai kegunaan untuk membedakan acara utama dan fungsi kerja spesifik dengan jenis kerja lainnya. Obyektivitas dan ketepatan pekerjaan ialah dua hal yang harus diperkenalkan dengan cara seringkas dan semudah mungkin.
Identifikasi Pekerjaan
Untuk elemen ini biasanya bekerjasama dengan beberapa tingkatan posisi di dalam perusahaan, termasuk supervisor, divisi, institusi, aba-aba pekerjaan, dan jabatan. Proses identifikasi pekerjaan biasanya dinyatakan secara singkat dalam satu atau dua kalimat yang memberi isu mengenai isi pekerjaan, jabatan, serta jenjang dan tingkat keterampilan.
Setelah mengetahui kelima elemen penting dalam penyusunan job description, maka seorang yang bertanggung jawab di bidang pengelolaan sumber daya mesti melaksanakan analisis yang disebut analisis jabatan. Analisis semacam ini pada dasarnya ialah pengumpulan segala macam isu yang berkenaan dengan jabatan dan dalam periode tertentu. Pada kondisi ini, dokumentasi, kategori, dan pengumpulan data menjadi sangat penting, alasannya ialah balasannya akan digunakan untuk menspesifikkan uraian jabatan atau pekerjaan tertentu yang dituliskan melalui mekanisme job description.
Contoh Job Description di Sebuah Perusahaan
Setelah mengetahui bagaimana cara menciptakan jobdesc yang baik, adakah yang masih kurang kau pahami? Nah, untuk membuatmu semakin mengerti, berikut ini akan kami berikan pola penerapan deskripsi pekerjaan di sebuah perusahaan:
Berdasarkan pola di atas, terlihat bahwa, job description di tujukan untuk seorang Kepala Departemen Administrasi yang mempunyai atasan seorang Direktur Keuangan dan Administrasi serta beberapa kepala seci sebagai bawahannya. Job description di atas juga merupakan salah satu pola deskripsi pekerjaan yang baik. Tahukah kau apa alasannya? Karena, di dalamnya sudah tercantum spesifikasi pekerjaan, serta kiprah dan tanggungjawab dari pemegang jabatan. Selain itu, deskripsi pekerjaan sudah tersusun secara akuntabel, dan sudah tertulis ringkasan pekerjaannya serta identifikasi (ruang lingkup) dari pekerjaan yang hendak dilakukan. Dengan deskripsi pekerjaan yang menyerupai itu, akan sangat mempermudah karyawan untuk melaksanakan kiprah dan tanggungjawabnya semoga sesuai dengan apa yang diminta oleh perusahaan.
Terakhir, yang menjadi dasar dari setiap organisasi dan perusahaan ialah rincian tanggung jawab dan kerja yang harus diemban oleh oleh masing-masing individu yang terlibat dan bekerja di dalamnya. Tanpa rincian yang baik, sebuah perusahaan tidak akan sanggup mengerjakan tugas-tugas yang harus diembannya dan pastinya tidak akan sanggup menggapai tujuan yang telah digariskan. Job description kemudian menjadi sangat penting untuk dibentuk untuk mempermudah proses kerja di dalam sebuah perusahaan.
Kamu juga sanggup memakai aplikasi JojoTimes untuk ikut membantumu mengatur jalannya perusahaan, khususnya dalam mengontrol dan memantau kehadiran karyawanmu dengan mudah. Selain itu, melalui aplikasi ini, kau sanggup dengan gampang melihat apa yang sedang karyawanmu lakukan. Apakah ia sudah menjalankan pekerjaan sesuai dengan jobdesc yang berlaku atau belum. Dengan begitu, produktivitas dan efisiensi kinerja di perusahaanmu akan meningkat, deh! Yuk, beralih ke management HR digital yang akan membantu merealisasikan jobdesc yang telah dibuat!
Sumber aciknadzirah.blogspot.com