Pengertian Arsip Elektronik, Manfaat dan Komponennya (Lengkap) – Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan ihwal Arsip Elektronik. Yang mencakup pengertian, manfaat dan komponene arsip elektronik dengan pembahasan lengkap dan gampang dipahami. Untuk lebih detailnya silakan simak ulasan Spengetahuan.Com berikut dengan secama.
Daftar Isi
Pengertian Arsip Elektronik, Manfaat dan Komponennya (Lengkap)
Mari kita bahas pengertiannya terlebih dahulu dengan secama.
Pengertian Arsip Elektronik
Arsip elektronik yaitu definisi lain dari Elektronic Archive (e-Archive) yang artinya yaitu suatu sistem atau tata cara mengumpulkan gosip dalam bentuk dokumen yang direkam dan disimpan menggunakan teknologi komputer berupa dokumen elektronik (Document Management System/e-Documents) yang bertujuan supaya dokumen gampang dilihat, dikelola, ditemukan dan digunakan kembali.
Pengertian Arsip Elektronik Menurut Para Ahli
Berikut ini yaitu definisi dari arsip elektronik berdasarkan ahlinya.
1. Australian Archives (dalam buku Managing Elektronic Records)
Pengertian arsip elektronik berdasarkan Australian Archives yaitu arsip yang dicipta dan dipelihara sebagai butk dari transaksi, aktifitas, dan fungsi forum atau individu yang ditransfer dan diolah di dalam dan diantara sistem komputer.
2. NARA (National Archives and Records Administration)
Pengertian arsip elektronik berdasarkan NARA yaitu arsip yang disimpan dan diolah dalam suatu format, dimana hanya komputer yang sanggup memprosesnya. Arsip elektronik dinamakan juga dengan machine readable records (arsip yang hanya bisa dibaca melalui mesin). Elektronic records yaitu gosip yang ada didalam file dan media elektronik, yang dibuat, diterima, atau dikelola oleh organisasi maupun perorangan dan menyimpannya sebagai bukti kegiatan.
3. Sugiarto (2005)
Pengertian arsip elektronik berdasarkan Sugiarto yaitu intinya mempunyai konsep yang sama dengan sistem kearsipan konvensional. Apabila pada kearsipan berbasis elektronik juga mempunya kabinet virtual yang di dalamnya berisi map virtual. Selanjutnya dalam map virtual berisi lembaran arsip yang telah dikonvensi ke dalam bentuk file digital.
4. Priansa dkk (2013:23)
Pengertian arsip elektronik atau sistem kearsipan berdasarkan Priansa dkk yaitu suatu kombinasi dan penyusunan yang unik dari unsur proses kearsipan yang didesain untuk mencari solusi atas problem kearsipan sehingga tujuan yang ditetapkan sanggup tercapai.
Manfaat Arsip Elektronik
Sukoco (2006:112) menyatakan terdapat beberapa sistem pengarsipan elektronik antara lain yaitu:
- Cepat ditemukan dan sangat mungkin pemanfaatan arsip, atau dokumen tanpa meninggalkan meja kerja
- Pegindekan yang fleksibel dan gampang dimodifikasi, berdasarkan mekanisme yang sudah dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu dan biaya.
- Pencarian secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kuncinya ataupun nama file dan menemukannya dalam bentuk full text dokumen
- Kecil kemungkinan file akan hiang, hal itu alasannya yaitu kita hanya melihat di layar monitor atau memprintnya tanpa bisa mengubahnya.
- Menghemat kawasan dan kemampuan 1 CD-RW dengan kapasitas 700MB bisa menyimpan dokumen dalam bentuk teks sebanyak kurang lebih 7000 lembar (1 lembar setara dengan 100 KB dalam format PDF) atau lebih kurang 700 lembar gambar (1 lembar setara dengan 1 MB dalam format JPG)
- Membuat arsip digital, menyebabkan resiko rusaknya dokumen kertas atau buram alasannya yaitu usia sanggup diminimalisir alasannya yaitu tersimpan secara digital.
- Dapat membuatkan arsip dengan mudah, alasannya yaitu membuatkan dokumen dengan partner ataupun klien akan gampang dilakukan dengan jaringan LAN ataupun internet.
- Memberikan peningkatan keamanan, alasannya yaitu mekanisme kontrol dengan terperinci dicantumkan, pada buku anutan pengarsipan secara elektronis, maka orang yang tidak mempunyai otoritasi relatif kesulitan dalam mengaksesnya.
-Mudah dalam melaksanakan recovery data dengan membackup data ke dalam media penyimpanan yang kompatibel
Komponen Arsip Elektronik
Sugiarto menyatakan terdapat tiga komponen dalam arsip elektronik antara lain:
Kabinet Virual
Kabinet virual merupakan database yang menggandakan bentuk dari kabinet konkret yang digunakan pada sistem kearsipan konvensional, bedanya apabila dalam kabinet maya kemampuan dalam menampung datanya terbatas, sedangkan kabinet maya ini tidak terbatas, yang membatasi yaitu kemampuan fisik hardisk dalam menyimpan data digital. Ataupun atribut dalam kabinet virtual antara lain yaitu:
- Kode kabinet, dengan fungsi untuk pencatatan instruksi kabinet sesuai dengan hukum penulisan instruksi dalam perusahaan
- Nama kabinet, yang berfungsi sebagai pencatat nama kabinet menyerupai Surat Masuk, Surat Keluar dan sebagainya.
- Fungsi kabinet, yang berfungsi sebagai pencatat keterangan fungsi kabinet
- Lokasi, yang berfungsi sebagai pencatat lokasi kabinet
Map Virtual
Map virtual merupakan database yang atributnya menyerupai map yang bergotong-royong dalam sistem kearsipan konvensional. Tetapi tidak menyerupai pada map konvensional yang mempunyai kemampuan terbats untuk penyimpanan dokumen, map virual ini mempunyai kemampuan tidak terbats dalam penyimpanan dokumen. Adapun atribut map virtual antara lain yaitu:
- Kode Map. Mempunyai fungsi sebagai pencatat instruksi map sesuai dengan hukum penulisan instruksi dalam perusahaan
- Nama map. Mempunyai fungsi sebagai pencatat nama map menyerupai misalnya bab keuangan, bab pemasaran dan lain sebagainya.
- Lokasi map
- Keterangan dan lain sebagainya.
Lembaran Arsip
Lembaran arsip yang tersimpan dalam map virual, bisa dalam bentuk file dokumen atau gambar. File dokumen merupakan file yang dibentuk dari microsoft word, excel, power point dan sebagainya. Sedangkan file gambar merupakan file dalam bentuk gambar sebagai hasil scanner atau import bitmap dari media lain. Beberapa atribut yang dicatat di dalam databasenya antara lain yaitu:
- Kode arsip, mempunyai fungsi sebagai pencatat instruksi arsip sesuai dengan hukum penulisan instruksi arsip dalam perusahaan
- Nama arsip. Mempunyai fungsi sebagai pencatat nama yang menunjukkan isi detail dari arsip yang disimpan
- Klasifikasi. Mempunyai fungsi sebagai pencatat pembagian terstruktur mengenai map menyerupai penawaran khusus, diam-diam dan lain sebagainya.
- Tanggal Arsip. Mempunyai fungsi sebagai pencatat tanggal arsip tersebut dibuat
- Tanggal diterima. Mempunyai fungsi sebagai pencatat tanggal arsip tersebut diterima
- Pengirim. Mempunyai fungsi untuk mencatat pengirim arsip
- Penerima. Mempunyai fungsi sebagai pencatat bab yang mendapatkan arsip (tujuan arsip)
- Gambar. Mempunyai fungsi sebagai pencatat file arsip yang telah di scanner apabila ada.
- Lokasi file. Mempunyai fungsi sebagai pencatat lokasi file di dalam hardisk
- Lokasi fisik. Mempunyai fungsi sebagai pencatat lokasi hard copy arsip tersebut.
Demikianlah telah dijelaskan ihwal Pengertian Arsip Elektronik, Manfaat dan Komponennya (Lengkap), biar sanggup menambah wawasan dan pengetahuan kalian. Terimakasih telah berkunjung dan jangan lupa untuk membaca artikel lainnya.
Sumber http://www.seputarpengetahuan.co.id