Terdapat satu aspek penting yang sangat dibutuhkan, oleh kau sebagai pelaku bisnis. Apakah kau cukup familiar dengan istilah invoice? Tahukah kau apa itu Invoice? Nah, invoice inilah yang nantinya akan sangat berkhasiat untuk keberlangsungan bisnis kamu. Untuk membuatmu lebih paham, secara singkat, invoice ialah daftar kiriman barang yang perlu dibayar oleh pembeli. Umumnya, invoice berguna untuk melindungi transaksi jual beli dengan payung hukum. Agar kau lebih paham wacana invoice, disimak lebih lanjut penjelasannya, yuk!
Pengertian Invoice
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, invoice (faktur) ialah daftar barang kiriman yang dilengkapi dengan catatan nama, jumlah, dan harga yang dikeluarkan penjual dan harus dibayar oleh pembeli atau pelanggan. Dengan klarifikasi yang sudah tersedia, apakah kau sudah lebih paham wacana faktur ini? Jika belum, yuk lanjut scroll artikel ini untuk pembahasan yang lebih mendalam!
Fungsi Invoice
Berdasarkan pengertian di atas, bahwasanya fungsi dari invoice ini sudah sekilas terbahas. Fungsinya, yakni sebagai bukti penagihan terhadap pembelian yang dilakukan oleh pembeli. Kemudian, jikalau kau masih butuh klarifikasi lebih lanjut, berikut akan kami sajikan beberapa fungsi yang dimiliki oleh invoice, yakni:
Menyimpan Catatan Penjualan
Fungsi pertama, sebagai suatu dokumen yang mempunyai kemampuan untuk menyimpan catatan penjualan. Lalu, apa saja sih yang tercatatan pada invoice? Ternyata, di dalamnya memuat catatan, menyerupai waktu transaksi, identitas penagih, daftar produk atau jasa, jumlah pajak serta identitas pembeli.
Melindungi Penjual dengan Payung Hukum
Pada dasarnya, acara transaksi akan dinyatakan berhasil ketika pembeli sudah melunasi tagihan terhadap produk yang diinginkannya. Namun, ada perbedaan yang terjadi ketika melaksanakan transaksi secara online, di mana pembeli sanggup membayar tagihan jikalau proses pengiriman barang sudah dilakukan atau disebut dengan Cash on Delivery (COD).
Nah, jikalau pembeli menolak melaksanakan pembayaran ketika barang sudah sampai, maka sebagai penjual, kau sanggup menuntut balik pembeli. Caranya, kau bisa dengan memakai faktur yang sudah disiapkan semenjak pembeli menciptakan perjanjian untuk memesan barang tersebut.
Menganalisis Bisnis
Tahukah kamu? Ternyata, faktur juga sanggup menjadi dokumen yang dipakai untuk menganalisis bisnis. Maksudnya ialah kau sebagai penjual sanggup menyimpulkan bagaimana pola pembelian yang disenangi para pelanggan. Dengan begitu, kau sanggup menyiapkan seni administrasi bisnis yang baru. Bermanfaat sekali, ya!
Menyimpan sebagai Arsip Keuangan
Fungsi selanjutnya yang dimiliki faktur ialah sanggup dijadikan sebagai acuan yang ditambahkan dalam bab keuangan. Dengan demikian, penjual sanggup mengatur jumlah pemasukan uang atau pengeluarannya secara efektif.
Jenis-Jenis Invoice
Setelah memahami wacana fungsi yang dimiliki oleh Invoice, selanjutnya, mari kita bahas wacana jenis-jenisnya, yuk! Menurut Fenoza, terdapat 3 jenis faktur yang sering dipakai oleh perusahaan atau bisnis. Apa saja ya kira-kira? Berikut ini ialah jenis-jenis invoice tersebut, eksklusif saja kita bahas, yuk!
Invoice Biasa
Jenis pertama, merupakan jenis invoice biasa. Jenis faktur ini yang paling sering dan umum dipakai ketika bertransaksi sederhana. Disebut sederhana, lantaran isi dari invoice ini hanya berisi rincian item dan jumlahnya, serta harga persatuan dan harga total dari barang yang akan dibeli. Sangat cocok dengan namanya, yakni Invoice biasa.
Invoice Proforma
Invoice proforma merupakan faktur yang bersifat sementara. Faktu ini akan diberikan kepada pelanggan sebelum penjual mengirimkan semua barang pesanannya. Dengan kata lain, invoice proforma ini ialah invoice pengganti ketika barang yang dikirimkan dilakukan secara bertahap. Ketika seluruh pesanan telah diterima pelanggan maka penjual akan menyerahkan invoice biasa untuk menggantikan jenis faktur ini.
Invoice Konsuler
Jenis yang terakhir ialah invoice konsuler. Jenis ini merupakan sebuah faktur khusus yang dipakai dalam perdagangan internasional, atau acara eksport-import. Di dalam invoice konsuler harus terdapat pengakuan dan persetujuan dari perwakilan negara yang mengimpor atau atase perdagangan, kantor konsuler, dan kedutaan besar negara pengimpor yang ada di negara pengekspor.
Cara Membuat Invoice
Sekarang, sesudah kau mengetahui fungsi dan jenis yang dimiliki invoice, maka setelahnya kita harus tahu bagaimana sih cara membuatnya? Membuat invoice mempunyai aturan-aturan yang perlu dipenuhi. Kemudian, apabila terdapat beberapa kali transaksi maka faktur akan dibentuk secara keseluruhan. Dalam hal ini, pencatatan yang detail terkait rincian pembelian sangat diharapkan baik bagi konsumen maupun penjual.
Jika kita telah terbiasa dalam pembuatan faktur akan membantu para pelaku bisnis untuk memantau buku piutang. Hal ini, lantaran dengan adanya faktur akan bisa memantau piutang perusahaan. Dalam mekanisme internal kontrol sistem akuntansi metode manual disarankan untuk menciptakan faktur dengan nomor urut cetak.
Namun akhir-akhir ini banyak para pelaku bisnis yang menciptakan invoice atau faktur dengan sistem komputerisasi. Kelebihannya ialah ketika mencetak urutan dengan sistem komputerisasi tidak akan terjadi pencetakan nomor urut ganda. Dibawah ini ialah tahapan menciptakan invoice:
- Invoice atau faktur dibentuk sesuai dengan barang yang telah terjual atau diterima oleh konsumen. Hal ini untuk meminimalisir transaksi penolakan yang dilakukan oleh konsumen pada ketika barang yang telah dikirim telah diterima. Oleh alasannya ialah itu invoice ini dibentuk sesudah proses pengiriman ditandatangani oleh konsumen.
- Satu kali transaksi yang dilakukan oleh konsumen sanggup dituliskan dalam satu kali transaksi. Dan sanggup juga dituliskan transaksi secara bertahap. Beberapa perusahaan menetapkan untuk setiap pembayaran dari setiap transaksi yang terjadi, maka pembayaran akan dilakukan sesudah proses pemesanan telah dilaksanakan.
Contoh Faktur
Kemudian, akan diberikan pola dari invoice untuk membuatmu semakin paham wacana faktur. Adapun pola invoice di bawah ini ialah jenis faktur biasa, yang dipakai oleh sebuah Hotel, sebut saja Hotel Max:
Dari faktur di atas, kau bisa melihat bagian-bagian yang terdapat di dalamnya, yakni:
- Identitas Perusahaan
- Nomor faktur
- Identitas Pelanggan
- Deskripsi jasa hotel yang digunakan
- Keterangan total
Berdasarkan klarifikasi wacana invoice pada bab sebelumnya, apakah kau sudah semakin paham? Semoga kau sudah mendapat sedikit pencerahan ya! Nah, untuk bab selanjutnya, mari kita bahas wacana perbedaan antara faktur dan kwitansi, yuk! Bagian ini penting untuk dibahas, lantaran orang kerap kali tertukar diantara keduanya. Padahal, baik faktur maupun kwitansi ini mempunyai perbedaan yang cukup kwitansi. Langsung saja yuk, kita lihat apa saja sih yang membedakan keduanya?
Perbedaan Faktur dan Kwitansi
Invoice dan kwitansi merupakan instrumen yang sanggup dipakai untuk mencatat perjanjian jual beli yang akan dilakukan. Karena keduanya merupakan elemen penting dalam bisnis, orang-orang sering kali tertukar baik dalam peneyebutan maupun fungsi yang dimiliki. Oleh lantaran itu, biar kau bisa membedakan keduanya, akan kami sajikan hal apa saja yang menjadi pembeda di bawah ini:
Faktur
Faktur merupakan suatu dokumen yang dikeluarkan oleh penjual sebagai bentuk penagihan terhadap pembelian produk atau jasa yang dilakukan oleh pembeli. Hal itu juga dipakai sebagai bentuk penegakan aturan bisnis yang memastikan bahwa proses transaksi akan segera dilakukan.
Terdapat beberapa unsur yang tertera dalam lembaran faktur, yaitu nama penjual dan pelanggan, alamat, nomor telepon, alamat email dan nomor faks dari penjual, produk atau jasa yang ditransaksikan, jumlah, harga, pajak, tanggal faktur diterbitkan, nomor faktur dan total pembayaran yang harus dilakukan.
Satu hal penting yang perlu diingat bahwa faktur ini diberikan oleh penjual kepada pembeli sebelum terjadinya proses transaksi. Dengan demikian, pembeli mengetahui total pembelian yang harus dibayarkan. Beberapa perusahaan atau vendor yang menerapkan faktur menyerupai rumah sakit, restoran, bengkel dan sebagainya. Mereka membiarkan pelanggan untuk menikmati seluruh layanan yang diberikan, sesudah itu pelanggan sanggup membayar sesuai dengan tagihan yang diberikan.
Kwitansi
Sedangkan kwitansi ialah suatu dokumen yang dipakai sebagai bukti bahwa proses transaksi sudah selesai dilakukan. Dengan begitu, pembeli menjadi pemilik penuh atas produk atau jasa yang diterima.
Umumnya, kwitansi meliputi warta berupa kuantitas dari barang, harga, diskon, pajak, tanggal pembayaran, jumlah total yang dibayarkan, metode pembayaran, nomor kwitansi dan tanda tangan penjual. Bahkan, untuk memperkuat perjanjiannya, kwitansi sering dibubuhi dengan materai yang telah disepakati bersama.
Selain itu, jikalau terjadi kerusakan atau cacat pada barang yang diterima, maka pembeli sanggup membuktikannya dengan memakai kwitansi tersebut.
Tips Memperoleh Pembayaran Faktur Dengan Cepat
Tips terakhir yang perlu kau ketahui wacana faktur ialah bagaimana cara biar kita bisa mendapat proses pembayarannya dengan cepat. Sebagai penjual, kau tentu membutuhkan pembayaran yang dilakukan secara cepat biar bisa menyelamatkan perusahaan dari kesulitan menangani pembayaran tertunda lantaran tagihan yang tidak jelas. Untuk itu, kami akan berikan beberapa tips biar pembayaran faktur dilakukan dengan cepat.
Mudah dimengerti
Pastikan jikalau kau menciptakan invoice yang sederhana dan gampang dimengerti oleh pelanggan. Cantumkan nama barang atau jasa dengan menuliskan nama produk secara lengkap sehingga memudahkan pelanggan dalam mengetahui barang dan jasa apa yang mereka pesan.
Letakkan pula logo perusahaan biar sanggup membantu pelanggan mengindetifikasi bisnismu. Selain itu, kau juga bisa menambahkan logo biar perusahaanmu bisa terlihat lebih profesional.
Kirimkan Kepada Orang yang Tepat
Kamu harus memastikan jikalau faktur yang akan dikirimkan hingga ke orang yang tepat. Beberapa kesalahan umum yang terjadi, ialah mengirimkan faktur ke banyak orang. Hal tersebut hanya akan menciptakan peserta menganggap akan ada orang lain yang akan mengurus pembayaran tersebut.
Beri Batas Pembayaran Lebih Awal
Cobalah untuk memajukan batas pembayaran pada faktur tersebut. Hal ini bisa diberlakukan jikalau perusahaanmu sudah memperlihatkan pelayanan yang baik.
Kirimkan Faktur Secepatnya
Mengirim faktur secepat mungkin akan mendorong untuk melaksanakan pembayaran lebih cepat. Selain itu, juga akan memudahkan pelanggan untuk mengingat pelayanan yang telah perusahaanmu berikan.
Tawarkan Metode Pembayaran yang Fleksibel
Berikan metode pembayaran yang gampang biar para konsumen bahagia dan terbantu ketika melaksanakan pembayaran. Selalu ingat jikalau akomodasi dan efesiensi ialah segalanya dalam dunia bisnis.
Berlakukan Denda untuk Keterlambatan Pembayaran
Tak ada salahnya jikalau kau memberlakukan denda untuk keterlambatan pembayaran. Dengan menambahkan biaya keterlambatan, berarti kau telah menekankan unsur penting pada tagihan tersebut.
Kirimkan Pengingat Pembayaran
Jika tanggal pembayaran sudah jatuh tempo dan belum mendapat pembayaran, maka kau harus mengirimkan pengingat pembayaran. Pengingat ini akan membantumu mengingatkan pelanggan terhadap tagihan yang belum mereka bayar.
Sekarang, kau sudah lebih paham tentang invoice dan serba-serbinya kan? Apakah dengan mengetahui seluk beluk faktur, kau sudah siap membangun perjuangan sendiri? Untuk memuluskan bisnis kau terutama bagi yang sedang merintis, kau bisa memakai JojoExpense untuk memanajemen pengeluaran bisnismu lho! Selain itu, kalau kau ingin mengajukan proses reimburse, approval sanggup diperoleh dengan cepat, lantaran aplikasi ini mengusung tema real-time request. Jadi, kau tidak perlu menunggu waktu usang untuk mendapat persetujuan dari atasan. Ayo gunakan JojoExpense! Kamu bisa memakai fitur yang terdapat di dalamnya dengan cepat, dan kapanpun kau inginkan, lho! Selamat mencoba!
Sumber aciknadzirah.blogspot.com