Kamu pernah merasa dengan seiring meningkatnya ajakan untuk produk bisnis kamu, materi baku dan perlengkapannya juga menjadi sering habis dan kurang, sehingga proses pembuatan menjadi terganggu? Dulu, mungkin kau sanggup dengan gampang memesan material dari supplier hanya melalui telepon atau e-mail. Tapi, dikala bisnis kau semakin besar, maka proses penyediaan dari supplier menjadi lebih sulit dikelola juga, kan?
Nah, disinilah tugas PO (purchase order) berkhasiat sekali bagi perusahaan kau supaya acara bisnis kau berjalan lancar. Apa ya yang dimaksud dengan Purchase Order beserta manfaat dan prosesnya? Yuk, cari tahu bersama dibawah ini!
Pengertian PO (Purchase Order)
Purchase Order (PO) yaitu dokumen resmi yang dibentuk oleh pembeli yang berisi rangkuman barang atau jasa yang mereka beli dari penjual atau pemasok. Dokumen ini juga berperan sebagai kontrak yang membentuk janji mengenai barang atau jasa yang ingin dibeli oleh pembeli atau pelanggan.
Jadi, sebelum kau mau membeli atau memesan banyak sekali barang keperluan untuk bisnis kau contohnya kertas, printer, laptop, gelas, dan banyak sekali jenis barang lainnya untuk perjuangan kau dalam jumlah banyak, kau wajib melaksanakan Purchase Order kepada supplier dari dalam negeri maupun dari luar negeri.
Mungkin kau berpikir PO ini seolah-olah dengan invoice, kan? Tapi, PO berbeda lho, dengan invoice, alasannya ialah PO dibentuk oleh pembeli kepada penjual atau pemasok, sementara invoice dibentuk oleh penjual sesudah PO disepakati dan kemudian dikirimkan ke pembeli supaya mereka sanggup segera membayar pembelian mereka.
Manfaat Menggunakan Purchase Order
Ternyata, masih banyak perusahaan yang kurang berminat memakai PO atau Purchase Order, alasannya ialah menganggap dokumen ini merepotkan atau memperlambat transaksi. Mereka juga biasanya tidak mau menggunakannya, alasannya ialah merasa sudah mempunyai kekerabatan yang sangat bersahabat dengan vendor atau supplier mereka.
Tapi, tunggu dulu, dikala melaksanakan pemesanan melalui pesan singkat atau telepon mungkin masuk akal dikala bisnis kau masih gres atau kecil. Tapi, dikala bisnis kau semakin berkembang dan kebutuhan menjadi semakin kompleks dan spesifik, sanggup muncul beberapa permasalahan yang sanggup terjadi akhir kurangnya detail pesanan yang diminta.
Nah, coba bayangkan dikala kau mendapatkan pesanan dan ternyata itu tidak sesuai dengan keinginan kamu. Sementara kau tidak mempunyai dokumen yang sanggup kau gunakan sebagai rujukan. Hal ini sanggup menjadikan kesalahpahaman antara kau dan pemasok (supplier), kan? Hubungan bisnismu dengan supplier juga sanggup merenggang lho! Akibatnya, kau sanggup kesusahan mencari pemasok lagi untuk kebutuhan bisnis kamu. Tapi, jangan khawatir, alasannya ialah hal ini tidak akan terjadi kalau kau memakai PO.
Purchase order ini penting sekali untuk kau alasannya ialah dokumen ini berisi gosip mengenai pesanan kau secara lengkap. Dokumen ini juga sangat berkhasiat terutama jikalau kau memesan barang yang berbeda dalam jumlah banyak. Pada dasarnya, PO berperan sebagai kontrak kau dengan supplier sekaligus titik contoh dikala ada problem yang timbul, contohnya jumlah pesanan yang tidak sesuai, kau sanggup dengan gampang untuk menanyakan atau klaimnya.
Apa Saja yang Diisi dalam form PO atau Purchase Order?
Sebagai dokumen pemesanan, formulir PO atau Purchase Order berisi rincian penting mengenai barang yang wajib kau isi dan tulis supaya proses pemesanan dan pengiriman sanggup berjalan dengan lancar, yaitu:
Nama Pemesan
Pertama ialah kau harus menuliskan namamu sebagai pemesan. Jadi, jangan lupa cantumkan nama lengkap kau dengan terang dikala melaksanakan pesanan ya!
Nama Perusahaan
Kemudian, kau juga harus mengisi nama perusahaanmu dengan terang dan benar. Tujuannya ialah biar barang yang dipesan tidak salah terkirim ke perusahaan lain.
Alamat Pengiriman
Selain itu, kau juga harus menuliskan alamat pengirimannya. Bagian ini wajib diisi dengan lengkap dan terang beserta isyarat pos dan titik contoh jikalau ada. Tujuannya ialah biar pesanan sanggup dikirim sesuai dengan alamat pemesan dan tidak terdapat kesalahan pada prosesnya.
Alamat Penagihan
Kamu juga harus menuliskan alamat penagihan dengan benar. Pencantuman alamat penagihan pemesanan dengan lengkap dan terang ini akan sangat berkhasiat untuk proses pembayaran.
Tanggal Pengiriman
Isi tanggal pengiriman barang yang dipesan juga dilarang kau lewati lho! Karena kita jadi tahu apakah barang yang akan kita kirim atau terima tiba secara sempurna waktu atau tidak.
Nomor Telepon
Nomor telepon juga wajib diisi supaya sanggup dihubungi untuk konfirmasi atau kalau ada kendala pemesanan.
Alamat E-mail
Di kurun modern seperi sekarang, alamat surel menjadi salah satu asoej esensial di dalam dunia bisnis. Kamu harus menuliskan alamat email untuk pengiriman bukti pembayaran online atau untuk komunikasi dengan supplier
Nama Produk
Kemudian, kau juga harus mengisi nama produk yang akan dipesan. Bagian ini sangat penting untuk diisi demi memperoleh gosip produk-produk yang kau pesan
Jumlah Barang
Jumlah barang dari produk-produk yang kau pesan juga harus kau tulis lho! Hal ini dimaksudkan untuk meminimalisir adanya kelebihan atau kurangnya jumlah barang yang dipesan. Terutama jikalau kita memesan dalam jumlah yang banyak.
Harga Barang
Masih berkaitan dengan poin di atasnya, kita juga harus mencantumkan dengan terang harga barang sesuai dengan jumlah pesanannya. Ini juga harus dilakukan untuk meminimalisir kesalahan hitung yang akan dilakukan sesudah proses transaksi.
Metode Pembayaran
Selanjutnya, kau harus menuliskan metode pembayaran apa yang digunakan. Pilih dan isi metode pembayaran, apakah melalui debit, kredit, atau cash.
Cara Pengiriman
Metode pengiriman juga harus dicantumkan ya, jikalau kau mengisi PO! Biasanya, cara pengiriman yang digunakan dalam dunia bisnis sanggup melalui pos atau kurir sesuai dengan kebutuhanmu.
Nomor Pesanan
Kemudian ada nomor pesanan, yang akan dicantumkan dikala pemesanan sudah dikonfirmasi.
Syarat dan Ketentuan Transaksi
Terakhir ada syarat dan ketentuan dari sebuah transaksi. Syarat dan ketentuan ini wajib dibaca dan dipahami sebelum melaksanakan pemesanan PO.
Bagaimana Proses Purchase Order?
Nah, sesudah pembeli sudah mengisi dan mengirim form ke penjual, maka selanjutnya keputusan ada di tangan penjual atau supplier. Supplier sanggup menyetujui atau menolak kontrak yang kau tawarkan tergantung dengan kapasitas dan harganya. Ketika penjual sudah menyetujui untuk menjual produk dengan jumlah dan harga yang kau diharapkan, maka penjual sanggup mengeluarkan invoice menurut PO yang sudah disetujui dan pesanan kau akan segera diproses.
Contoh Proses Pelaksanaan PO
Ali bertanggung jawab untuk membeli material yang dibutuhkan untuk menciptakan produk gres di perusahaan manufaktur daerah ia bekerja. Dia kemudian menciptakan PO dengan jumlah dan harga barang beserta seluruh kebutuhannya secara detail kemudian mengirimnya ke pemasok.
Pemasok yang menyediakan material yang dibutuhkan perusahaan Ali mendapatkan PO dari Ali. Setelah mereka menyetujui pesanan pembelian dari Ali, kemudian mereka menciptakan invoice atau tagihan yang menyatakan biaya yang harus dibayar oleh Ali. Setelah pembayaran dipenuhi oleh Ali, maka pemasok atau supplier harus mengirimkan tanda bukti pembayaran dan memenuhi dan mengirimkan pesanan Ali sesuai dengan waktu yang sudah ditentukan.
Sekarang kau sudah mengerti kan, seputar PO atau Purchase order ini? PO ini sanggup sangat membantu proses bisnis kau terutama dikala kau membutuhkan barang atau materi dengan jumlah banyak. Kamu juga tidak perlu khawatir alasannya ialah untuk semua pencatatan laporan pengeluaran dikala melaksanakan PO sanggup kau serahkan ke Jojonomic. Dengan aplikasi JojoExpense, semua pencatatan pengeluaran PO dan beserta semua detailnya sanggup otomatis dilakukan dan disimpan dengan kondusif dan super cepat sehingga menghemat waktu dan biaya kamu! Yuk, sukses bersama dengan Jojonomic!
Sumber aciknadzirah.blogspot.com