Segala urusan yang menyangkut kepentingan perusahan harus selalu ada kejelasan baik dari tujuan maupun prospek ke depannya. Kejelasan tersebut harus sanggup dibuktikan dengan dokumen maupun kenyataan, dalam hal ini tentu saja perusahaan juga mempunyai divisi khusus yang mengurus urusan operasional kantor baik yang rutin maupun yang tidak terduga. Nah, divisi yang mengurusi urusan operasional kantor ialah General Affair. Namun, tahukah kamu, apa yang menjadi kiprah dan tanggungjawab serta fungsi dari divisi tersebut? Untuk menjawabnya, simak lebih lengkapnya di dalam artikel ini ya!
Tugas dan Tanggung Jawab General Affair
Divisi atau bab dalam perusahaan yang mengurus segala hal perihal keperluan rutin dan mendadak dalam perusahaan ialah General Affair (GA). General Affair sebenarnya lebih berfokus untuk menunjukkan pelayanan kepada seluruh bab perusahaan demi kelancaran kerja perusahaan secara menyeluruh melalui supporting unit. Biasanya, GA mempunyai beberapa fokus pelayanan yaitu aset dan pembelian yang dimana keduanya meliputi maintenance serta pemesanan melalui vendor terpercaya. Berikut ini akan dijelaskan lebih lanjut mengenai kiprah dan tanggung jawab General Affair di dalam perusahaan.
General Affair Melakukan Pemesanan
Barang atau aset yang ada dalam perusahaan tidak semuanya bersifat awet, ibarat contohnya printer atau Personal Computer (PC). Hal ini menjadi tanggung jawab GA dalam melaksanakan pembelian. Tentunya tidak dilakukan asal beli alasannya seorang GA juga harus sanggup melaksanakan perbandingan harga sebelum melaksanakan pembelian. Tujuannya tentu saja supaya perusahaan sanggup menekan biaya pengeluaran aset. Semakin rendah nilai pengeluaran perusahaan dalam pembelian aset maka sanggup dipastikan kinerja divisi GA di perusahaan tersebut juga baik.
General Affair Melakukan Pembelian Rutin
Selain membeli aset perusahaan yang bersifat semi permanen ibarat printer, PC, ataupun barang aset lainnya yang mendukung operasional perusahaan, General Affair juga bertugas melaksanakan pembelian rutin. Pembelian rutin ini meliputi kebutuhan bulanan ibarat air minum, Alat Tulis Kantor (ATK), kertas, tinta printer dan beberapa barang terpola lainnya.
General Affair Melakukan Pembayaran Rutin
Pembayaran rutin dalam perusahaan meliputi pembayaran listrik, air, telepon, jaringan internet (wifi), dan beberapa pembayaran rutin lainnya. Untuk poin ketiga ini, seorang GA biasanya melaksanakan estimasi dana yang sudah terhitung dengan sempurna alasannya pembayaran rutin perusahaan biasanya tidak berbeda dengan bulan-bulan sebelumnya. Biasanya, untuk perusahaan besar, pembayaran rutin ini juga dilakukan secara otomatis melalui sebuah sistem alasannya pembayarannya sudah terprediksi dan terintegrasi dengan sistem perusahaan.
Pembayaran Tenaga Kerja Harian
Tidak ibarat karyawan yang menerima honor tetap setiap bulan, pekerja harian lepas menjadi tanggung jawab GA. Divisi General Affair mempunyai wewenang untuk memilih besaran upah pekerja lepas harian diluar honor karyawan. Hal ini menjadi tanggung jawab general affair alasannya honor karyawan lepas ikut termasuk dalam keperluan bulanan kantor dalam pembukuannya.
Pemeliharaan Aset (Maintenance Assets)
Selain melaksanakan pembelian barang, divisi GA juga bertanggung jawab dalam memelihara aset yang telah mereka beli. Hal ini dikarenakan biar para user atau pemakai aset perusahaan juga tidak secara sembarangaan menggunakannya alasannya mentang-mentang tidak ikut membeli. Oleh alasannya itu dalam perusahaan yang paling galak dikala menemui karyawan tidak menjaga aset perusahaan ialah divisi General Affair alasannya mereka lah yang bertanggung jawab dikala terjadi kerusakan aset perusahaan.
Renovasi dan Pembukaan Kantor Cabang
Divisi General Affair dalam perusahaan selalu sensitif dan rinci dikala memilih biaya, begitupun dikala kantor atau perusahaan akan melaksanakan renovasi ataupun pembukaan kantor cabang baru. Karena renovasi kantor tidak sanggup dilakukan secara asal-asalan atau instan. Perlu pertimbangan mulai dari faktor kelayakan maupun estimasi dana yang sesuai. Bahkan dikala estimasi dana sudah disetujui oleh pihak GA, pelaporan hasil renovasi dan pembelian material juga harus sanggup dibuktikan dengan nota atau faktur.
Fungsi General Affair
Setelah membahas mengenai kiprah dan tanggungjawab yang dimiliki oleh divisi general affair, selanjutnya kita bahas perihal fungsinya yuk! Kira-kira apa saja sih fungsi departemen GA di dalam sebuah perusahaan? Untuk menjawab pertanyaanmu, eksklusif aja yuk kita bahas bersama!
Fungsi Pemeliharaan
Fungsi pertama yang dimiliki oleh General Affair ialah mengadakan evaluasi kondisi dan akomodasi yang dibutuhkan dan membuat prioritas sebelum mengajukan anggaran. Sebagai contoh, apakah kebutuhan perbaikan akomodasi toilet lebih penting daripada pembaharuan ruang meeting, training atau lobby penerimaan tamu perusahaan? Apakah keberadaan kantin diperlukan, dan siapa yang mengelolanya? Sebaiknya GA memprioritaskan pada hal-hal yang akan meningkatkan produktivitas karyawan terlebih dahulu. Akan tetapi, tetap bergantung pada banyak faktor, contohnya untuk perusahaan yang sering mendapatkan kunjungan pelanggan, tentunya lebih baik mempunyai lobby, ruang tunggu atau pertemuan yang lebih representatif.
Fungsi Perawatan
Ternyata, sebuah departemen GA juga mempunyai fungsi perawatan lho! Sebagai informasi, perawatan yang menjadi tanggung jawab GA ini meliputi beberapa aspek dan kau harus tahu banget nih! Aspek yang tercakup meliputi gedung kantor (kebersihan, tampilan luar), lingkungan kantor (lahan parkir yang aman, halaman kantor dan/atau gudang yang memadai), kebersihan lingkungan kerja bagi karyawan (ruang kerja, ruang meeting, lobby dan semua area perusahaan), dan perawatan instalasi listrik (mechanical dan electrical). Wah, ternyata banyak juga ya fungsinya!
Membina Hubungan Baik
Aspek penting lain dari kiprah seorang General Affair ialah membina relasi baik dengan para suplier barang atau jasa. Termasuk di dalamnya membuat kontrak kerja, memastikan pembayaran sempurna waktu, dan melaksanakan komplain mewakili perusahaan kalau diperlukan. Hubungan ini secara tidak eksklusif berdampak pada kinerja dan produktivitas karyawan. Selain itu, akan berdampak juga pada gambaran perusahaan di mata klien, hal tersebut tentunya akan menghipnotis profit yang akan diterima.
General Affair Menciptakan SOP
Selanjutnya, GA juga berfungsi dalam menciptakan, mengembangkan, dan mengimplementasikan sistem kerja atau mekanisme pengadaan dan perawatan akomodasi yang ada. Misalnya, membuat checklist dan jadwal kebersihan toilet, membuat ringkasan cara pemeliharaan genset, mobil, sepeda motor dan peralatan berharga lainnya. Pekerjaan standar biasanya membuat mekanisme seruan pengadaan ulang kebutuhan kantor yang sering terpakai, ibarat pulpen, kertas, stapler, dan perlengkapan ATK lainnya.
Menyelenggarakan Survey Kepuasan
Sebagai departemen yang aktif melayani internal perusahaan, GA juga mengadakan survei kepuasan pelayanan yang ditujukan kepada seluruh karyawan atau unit kerja. Survei ini dilakukan dalam rangka peningkatan kualitas produk atau jasa, ketepatan dan kecepatan pelayanan yang diberikan.
Menyiapkan Laporan Berkala
Fungsi penting lainnya ialah mempersiapkan laporan terpola untuk keperluan rapat anggaran. Laporan keuangan ini harus terdiri atas aset dan beban biaya kantor sehingga perusahaan sanggup menilai efektivitas investasi internal di dalam perusahaan.
Membantu Perizinan
Divisi GA pada sebuah perusahaan juga sanggup membantu dalam pengurusan segala bentuk perizinan yang dibutuhkan. Dapat juga berfungsi untuk menjalin relasi dengan pihak eksternal, ibarat pemda, kepolisian, ormas, wartawan, kelurahan, kecamatan, dan sebagainya.
Nah, sehabis dibahas perihal kiprah dan tanggungjawab serta fungsi dari GA, kau bisa banget pakai aplikasi JojoExpense untuk memudahkan kerja sebagai General Affair. JojoExpense berkhasiat untuk sistem reimburse dan cash advance yang lebih canggih. Dengan JojoExpense kita sanggup meminta approval reimburse dengan cepat alasannya atasan kita melihat seruan secara real time. Bagian finance juga sanggup eksklusif melaksanakan pencairan keuangan. Jadi, tidak perlu menunggu usang untuk melaksanakan reimburse dana ke perusahaan. Begitu juga dengan proses cash advance di mana kita sanggup meminta dana di awal dengan proses pencairan yang lebih cepat. Bagaimana nih? Apakah kini kau sudah paham tentang general affair di sebuah perusahaan? Nah, untuk mempermudahmu dalam mengerjakan kiprah dan tanggungjawabnya, jangan lupa gunakan aplikasi dari Jojonomic ini ya! Selamat mencoba!
Sumber aciknadzirah.blogspot.com